Seit 2018 ist das Universitätsarchiv für die jährliche datenschutzkonforme Aktenvernichtung an der Universität Augsburg verantwortlich. Diese findet in der Regel im November oder Dezember statt.

Ca. Ende Juli erfolgt eine Rundmail an alle Fakultäten und Einrichtungen der Universität, mit der um die Mitteilung folgender Informationen gebeten wird:

• Wer ist Ansprechpartnerin/Ansprechpartner (mit Angabe der Telefonnummer für die Kontaktaufnahme am Tag der Aktenvernichtung)?
• Welche Menge soll vernichtet werden (Angabe in Kubikmetern)?
• Was soll vernichtet werden (z.B. Klausuren, Prüfungsunterlagen…)?
• Wie ist die Beschaffenheit der Unterlagen (z. B. in Ordnern, lose Blattsammlung, Art des Datenträgers…)?
• Wo befinden sich die Unterlagen (Gebäude, Raum)?

Die Fakultäten leiten diese E-Mail weiter an alle Institute, Lehrstühle, Professuren und sonstigen Einrichtungen innerhalb der jeweiligen Fakultät.

Diese Bedarfsanfrage ist von allen Adressaten, die Unterlagen im Rahmen der Aktenvernichtungsaktion entsorgen wollen, bis zu dem in der E-Mail genannten Termin (ca. Ende September) zu beantworten, damit auf der Grundlage der gesammelten Informationen Angebote einschlägiger Dienstleister eingeholt werden können.

Sobald der Termin feststeht, wird dieser wiederum umgehend kommuniziert, verbunden mit den Informationen, wie und wo die zur Vernichtung vorgesehenen Unterlagen bereitgestellt werden müssen.

Bitte beachten Sie folgenden Hinweis:

Gemäß § 2 Abs. 2 des Statuts des Universitätsarchivs bzw. Art. 6 der Aussonderungsordnung der Universität Augsburg sind alle Einrichtungen, Dienststellen und Gremien der Universität Augsburg verpflichtet, Unterlagen aller Art (auch elektronisch gespeicherte Dateien, Plakate, Flyer etc.), die sie zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv zur Archivierung anzubieten. Den genannten Stellen und Institutionen ist es nicht gestattet, ohne Wissen und Genehmigung des Universitätsarchivs Unterlagen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuführen.

Für die an Lehrstühlen typischerweise anfallenden Unterlagen können Sie sich anhand der  Handreichung für Lehrstühle darüber informieren, welche Unterlagen ausdrücklich von der Anbietungspflicht ausgenommen sind, die Sie also ohne weitere Rücksprache mit dem Universitätsarchiv vernichten lassen können.

In allen anderen Fällen bzw. bei Fragen zur Archivierung wenden Sie sich bitte an den Leiter des Universitätsarchivs, Herrn Dr. Lengger ( werner.lengger@archiv.uni-augsburg.de, Tel. -5682).