Jedes Archiv hat eine klar definierte Zuständigkeit, d.h. ihm sind verschiedene schriftgutproduzierende Stellen zugewiesen, die das von ihnen produzierte Schriftgut, das sie für die Erledigung ihrer laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigen, dem Archiv anbieten müssen. Dieses entscheidet dann darüber, ob diese sog. archivreifen Unterlagen (Schrift-, Bild- und Tongut) auch archivwürdig sind und übernimmt dann die Unterlagen, denen nach Ansicht der zuständigen Archivarinnen und Archivare die Archivwürdigkeit zukommt.

Das Universitätsarchiv ist zuständig für die Unterlagen von bleibendem Wert, die bei der akademischen Selbstverwaltung und der Universitätsverwaltung wie bei allen Institutionen im Zentralbereich und in den Fakultäten der Universität bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind.

Im Statut des Universitätsarchivs sowie der Aussonderungsordnung ist festgelegt, dass die genannten Einrichtungen und Stellen ihr archivreifes Schriftgut dem Universitätsarchiv anbieten müssen. Dieses prüft die angebotenen Unterlagen und wählt dann jene Unterlagen aus, die es als archivwürdig einstuft. Diese Bewertung zählt zu den wichtigsten und zugleich schwierigsten Aufgaben von Archivarinnen und Archivaren, da aus Platzgründen nur ein Bruchteil des Schriftguts dauerhaft aufbewahrt werden kann. Zugleich sollen die Archivarinnen und Archivare eine möglichst offene Überlieferungssituation schaffen, ohne dass sie jedoch wissen, welche Fragestellungen in einigen Jahren oder Jahrzehnten von der Forschung an die archivierten Unterlagen gestellt werden. Einen Ausweg aus diesem Dilemma weist ein Verfahren, bei dem versucht wird, vor allem jene Unterlagen für die Archivierung auszuwählen, die am besten dazu geeignet sind, die Erledigung der für die Universität Augsburg charakteristischen Aufgaben zu dokumentieren. Entsprechend sind z. B. Akten der Hochschulleitung über die Planung eines neuen Studiengangs natürlich eher archivwürdig als die Essenspläne der Mensa.

Der quasi organische Zuwachs durch Abgaben der verschiedenen Dienststellen der Universität sorgt jedoch nur für einen Teil der Bestände. Nahezu jedes Archiv verfügt daneben über mehr oder weniger umfangreiches sog. Sammlungsgut. Wie der Name schon sagt, werden diese Unterlagen aktiv gesammelt. Hintergrund dieser Sammlung ist der Umstand, daß die von den Verwaltungsstellen angebotenen Unterlagen allein nicht immer ausreichen, um ein möglichst realistisches Bild des Geschehens in der Universität und in ihrem engeren Umfeld zu schaffen. Entsprechend sammeln Archivarinnen und Archivare zielgerichtet jene Unterlagen, die sie für geeignet halten, die Vorgänge und Ereignisse zu dokumentieren, deren Kenntnis auch für spätere Generationen von Bedeutung sein könnte. Dazu zählen Nachlässe von bedeutenden Mitgliedern des wissenschaftlichen wie des wissenschaftsstützenden Personals, die an der Universität Augsburg gewirkt und diese wesentlich mitgeprägt haben, ebenso wie Plakate und Flugblätter, Fotos, Presseausschnitte u.v.m.

Die vom Universitätsarchiv übernommenen und gesammelten Unterlagen werden nach dem Provenienzprinzip, d.h. unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge zu Beständen formiert und mit Hilfe eines sog. Archivinformationssystems verzeichnet. Das Ergebnis der Verzeichnung ist eine immer weiter anwachsende Datenbank, die nach bestimmten Suchbegriffen abgefragt werden kann, und ein ausgedrucktes Findbuch für jeden Bestand. Beide Findmittel dienen insbesondere dazu, den Archivbenützerinnen und -benützern einen raschen und exakten Zugriff auf die für ihre Fragestellung relevanten Archivalien zu ermöglichen.