Am Institut für Physik der Universität Augsburg ist am Lehrstuhl für Chemische Physik und Materialwissenschaften (Prof. Dr. Wolfgang Scherer) zum 1. September 2024 eine Stelle für eine/einen

Fremdsprachensekretärin / Fremdsprachensekretär (m/w/d) 
 

im Umfang der regelmäßigen Arbeitszeit in einem bis zum 8. November 2028 befristeten Beschäftigungsverhältnis zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist.

Das zukünftige Aufgabengebiet umfasst:

• Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Controlling, Personal, Projektüberwachung, Abwicklung von Beschäftigungsvorgängen
• Mitarbeit bei der Erstellung wissenschaftlicher Anträge und Berichte
• Mitarbeit bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten (u. a. Kostenkontrolle, Mittelanforderungen, Verwendungsnachweise etc.)
• Betreuung von internationalen Gästen (Hilfe bei Wohnungssuche, Visa, Ausfüllen von Formularen etc.)
• Begleitende Organisation von Tagungen, Workshops und Seminaren
• Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Termin- und Dokumentenverwaltung, Postbearbeitung, Empfang von Publikumsverkehr, externe und hausinterne Korrespondenz. Aufgrund der internationalen Ausrichtung erfolgt die Kommunikation überwiegend in englischer Sprache.
• Verwaltung und Organisation von Aktivitäten des Lehrstuhls in Bezug auf Lehre und Forschung
• Kommunikation mit internationalen Studierenden, Verwaltung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von Prüfungsausschusstreffen

Anforderungen: 

• Englische Sprachkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) und perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung (z.B. Buchhalter/in (m/w/d), Betriebswirt/in (m/w/d), Bankkaufmann/-frau (m/w/d), Handelsfachwirt/in (m/w/d), Projektmanager/in (m/w/d) IHK oder vergleichbare Ausbildung) und eine fundierte Berufserfahrung  in einer ähnlichen Position
• Selbstorganisierter Arbeitsstil mit einer ausgeprägten Dienstleistungsorientierung
• Souveräne Kenntnisse der MS-Office-Programme, Routine im Umgang mit der Nutzung von Internet und E-Mail-Kommunikation
• Starke Kommunikationskompetenz und Ausdrucksvermögen sowie profilierte organisatorische Fähigkeiten
• Freude an der Arbeit mit Menschen
• Rasche Auffassungsgabe
• Belastbarkeit in Bezug auf hohes Arbeitsaufkommen
• Professionelles, kompetentes und freundliches Auftreten, Teamgeist sowie Diskretion und Loyalität
• Hohe Kompetenz zur Strukturierung von Unterlagen und Daten
• Gute Kenntnisse der Strukturen der Universität sind von Vorteil

Die erforderliche Qualifikation ist bereits in den Bewerbungsunterlagen durch entsprechende Zeugnisse nachzuweisen.

Wir bieten:

• ein kollegiales Miteinander in einem tollen Team und einem attraktiven Umfeld
• ein abwechslungsreiches und interessantes Arbeitsgebiet mit vielfältigen Aufgaben
• Jahressonderzahlung
• 30 Tage Jahresurlaub
• flexible familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (ZWW)
• Möglichkeit der Kinder- und Ferienbetreuung am Campus
• betriebliche Altersversorgung
• Nutzungsmöglichkeit verschiedener universitärer Einrichtungen (z.B. Hochschulsport, Gesundheitsförderung, Mensa)

Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zu Entgeltgruppe E8 TV-L.

Die Universität Augsburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen. Frauen werden ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Die Universität Augsburg setzt sich besonders für die Vereinbarkeit von Familie und Erwerbsleben ein. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Aussagekräftige Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) werden elektronisch zusammengefasst in einer PDF-Datei bis spätestens

5. Juli 2024

erbeten an:
Universität Augsburg,
Lehrstuhl für Chemische Physik und Materialwissenschaften
Frau Ursula Fischer
Universitätsstr. 1
86159 Augsburg
E-Mail: ursula.fischer@uni-a.de